Ambulance, brandweer en politie dat betekent 3 verschillende intranetten cq internetsites. Voor de Gemeenschappelijke Meldkamer van Politie Brabant Zuid-Oost was dit geen ideale opzet en allerminst efficiënt om met 3 losse systemen te werken. De informatie die ze als samenwerkende instantie nodig hebben, was te verspreid, niet consistent en zeker niet altijd up-to-date, daarnaast ontbrak een gezamenlijk documentbeheersysteem voorzien van versie management.
De hamvraag was, “Hoe gaan we hier op een slimme manier verandering in aanbrengen?”. Smulders gaf aan dat ze eenduidigheid wilden in de informatie, dat het beheer goed geregeld moest worden en dat er maar zeer beperkt budget beschikbaar was.
“Binnen die beperkingen hebben we ruimte gezocht en financiële middelen gevonden. Onze keuze viel op Joomla! als content management systeem (CMS), omdat het aan de licentiekant en softwarekant niets kost en dát maakt juist vaak het leeuwendeel van de totale kosten uit.”
De keuze om een CMS in te zetten als intranet was snel gemaakt en er werd nagedacht over de eisen die eraan gesteld moesten worden. Waar moet het systeem gaan draaien? Hoe zit het met de veiligheidsaspecten? Alle partijen die deel uitmaken van de Gemeenschappelijke Meldkamer waren hierbij betrokken, waardoor het nemen van besluiten niet altijd even makkelijk verliep. Uiteindelijk gaat het hierom een ingrijpend veranderingstraject en de bedoeling is dat het eindresultaat naar ieders tevredenheid functioneert, dat het past in het totaal plaatje en voldoet aan de gestelde eisen.
Dit soort projecten vergt veel energie en toewijding van zowel je team als de leverancier. “Toen onze projectleider tijdelijk weg viel stagneerde het project enigszins, maar door de inzet en vasthoudendheid van Rob Smits van 2Value, is het project op de rit gebleven.”
Het intranet van de Gemeenschappelijke Meldkamer werd in samenwerking ontwikkeld door 2Value en enkele van haar partners. Over de samenwerking zegt Smulders: “Ik heb het altijd als professioneel en prettig ervaren. Ook indien een vraag indirect te maken had met het intranet kon ik rekenen op doorverwijzing naar de juiste contacten of informatie ontvangen waar ik iets aan had. En niet wat ik te vaak hoor in de wandelgangen: ‘dat is niet ons probleem, daar zijn wij niet voor verantwoordelijk meneer, tot ziens!’ “
Het CMS is inmiddels zo’n jaar operationeel en de vruchten worden geplukt. Geen frustratie meer onder de gebruikers. Informatie die nodig is, is er gewoon. De juiste versies van documenten zijn binnen handbereik. De beheerders hebben een korte training gevolgd om de ins en outs van het CMS onder de knie te krijgen en dat loopt naar volle tevredenheid. Terug kijken doen ze niet meer.
Door gebruik te maken van een SLA in combinatie met een strippenkaart is de GMK van alle service gemakken voorzien. “Na oplevering hebben we weinig tot geen storingen of problemen gehad en we gebruiken de strippenkaart alleen als we iets zelf niet kunnen oplossen. Waar we nog aandacht aan willen besteden in de toekomst zijn uitbreidingen op gebruikersrechten en ik begrijp”, zegt Smulders, “dat we daarvoor nog even moeten wachten op Joomla! versie 1.6.”
Het intranet van de Gemeentelijke Meldkamer, van Politie Brabant Zuid-Oost is gebouwd met Joomla!.
